Focus + Marketing

Waarom een accountant zinvol is

door: Miranda Apeldoorn

tags:  belasting(dienst)  geld 

Een van de vragen die zelfstandigen en freelancers me het meest stellen is: ken je een goede boekhouder?

Ik antwoord dan altijd dat ik een accountant heb, in plaats van een boekhouder. En: ik heb expres een accountant, in plaats van dat ik mijn belastingzaken helemaal zelf regel.

Om met dat laatste te beginnen: er is natuurlijk niks mis mee, zelf je belastingzaken te be- en ontcijferen! Integendeel! Maar ik heb het altijd een beetje zonde van mijn kostbare tijd gevonden.

Ik vind er namelijk niks aan mijn belastingaangifte te doen en mijn jaarrekening op te stellen. En ik kan dat ook niet even goed en snel als iemand die er zich in gespecialiseerd heeft. Ik ben dus liever bezig met geld verdienen met doen wat ik leuk vind, dan geld besparen met doen wat ik niks aan vind. (Daarom coach ik ook op dit onderwerp. ;-)

Hoe denk jij hierover? Twijfel je wel eens over alles zelf doen of sommige ondernemerszaken uitbesteden? In dit blog heb ik ooit eens een aantal vragen op een rij gezet, die je kunnen helpen jouw houding tegenover ‘in eigen hand houden’ of ‘uitbesteden’ te bepalen.

Waarom heb ik een accountant ? Omdat ik het een prettig idee vindt, dat hij zich (verplicht) blijft bijscholen. Als je het nieuws volgt, dan weet je hoe vaak er wel niet iets verandert op het gebied van belasting- en ondernemersspelregels. Een accountant moet bovendien een post hbo of wo-opleiding hebben gevolgd, en moet zich aan gedrags- en beroepsregels houden die in een openbaar register staan.

Daar staat tegenover dat in principe iedereen zich boekhouder  mag noemen. Het is geen wettelijk beschermde titel met bijbehorende vereisten. Wat natuurlijk niet wil zeggen dat er geen uitstekende boekhouders rondlopen. Of geen slechte accountants! Echter, als ondernemer blijf je altijd eindverantwoordelijk voor alles wat je inlevert bij de Belastingdienst. Daarom vind ik het zelf fijn dat degene die ook al mijn cijfers doorgelopen heeft, actueel is bijgeschoold en is gebonden aan beroepsregels en al.

Of je nou een boekhouder of accountant in de arm neemt, let in ieder geval even op de volgende zaken:

- Bekendheid met jouw branche: heeft jouw cijferkundige nog andere freelancers en zelfstandigen in zijn klantenbestand? En zitten daar ook nog mensen tussen met hetzelfde beroep als jij?

- Kosten: het heeft zeker zin om meerdere kennismakingsgesprekken te voeren, meerdere offertes op te vragen. Gehanteerde tarieven kunnen onderling zeer verschillen. Vraag ook eens of je een factuur kunt verwachten bij ieder telefoontje dat je pleegt, of dat af en toe een vraag stellen over je administratie gewoon onder het kopje service valt.

- Door meerdere gesprekken te voeren, ontdek je bovendien iets anders, dat net zo belangrijk kan zijn als de kosten: klikt het? Mijn allereerste accountant ooit deed nogal geringschattend over mijn bedrijf(svoering). Die heb ik snel ingewisseld voor iemand die me als beginner een beetje opvoedde met wat goede tips, en die het nooit moe wordt me nog eens de FOR  uit te leggen.

- ‘Houdbaarheid’: ik ben van de duurzame relaties, dus ik vind het prettig dat ik al jarenlang dezelfde accountant heb. Die is partner bij een klein kantoor, dus ik verwacht ook niet dat hij snel weg gaat. Die kans is ook klein bij een zelfstandige boekhouder of accountant, denk ik. Maar die kans heb je wel als je iemand vindt bij een groot kantoor: jouw contactpersoon kan promotie maken. (Of voor zichzelf beginnen natuurlijk :-)

- Boekhoudprogramma: als je werkt met een boekhoudprogramma is het handig als jouw boekhouder/accountant met hetzelfde programma werkt. Dat maakt de uitwisseling van gegevens een stuk makkelijker.

Ik hoor graag je inhoudelijke reactie op mijn artikel. :-) (Links naar allerlei boekhoudkantoren haal ik weer weg.)

© Miranda Apeldoorn (ZinVol) coacht zelfstandigen
die focus en meer klanten willen

Dit artikel vind je tevens in mijn e-book:
'Richt je niet op naamsbekendheid. 25 opmerkelijke marketingadviezen voor zp'ers.'
Deze is te bestellen in de versies PDF, EPUB en MOBI (Kindle) voor € 4,95 inclusief 19% btw.

Alle blogs van Miranda

geplaatst: 07-01-2010 @ 08.48

reacties: 10

delen:

Facturen: hoe krijg je nét iets sneller betaald?

door: Miranda Apeldoorn

tags:  belasting(dienst)  geld  recht 

Soms worden je facturen net iets sneller betaald als je er de juiste namen en projectnummers bij op zet. Vooral in grote(re) organisaties (profit en non-profit) voorkom je daarmee dat je factuur als een weeskind door de burelen van de organisatie gaat zwerven. Dan krijg je toestanden over kwijtgeraakte facturen, en moet je energie steken in het opnieuw sturen ervan enzo. Ik weet niet hoe dat bij jou zit, maar ik besteed mijn tijd liever anders.

In principe hoor je van de organisatie om welk heel speciale projectnummer het gaat. Zo is mijn eigen ervaring met opdrachten voor de Rijksoverheid de volgende:

- Ik word als journalist gevraagd een (digitale) offerte te sturen naar bijvoorbeeld mijn eindredacteur, voor een bepaalde datum.
- Die stuurt deze offerte dan door naar het inkoopcentrum bij de Rijksoverheid.
- Vervolgens ontvang ik per post van dat inkoopcentrum een officiële opdrachtbrief. Daarin staat een zogenoemd zaaknummer.
- Wanneer ik mijn opdracht heb ingeleverd, stuur ik een factuur naar het adres dat staat aangegeven in de opdrachtbrief. Uiteraard onder vermelding van het zaaknummer. Zo kan iedere medewerker bij het inkoopcentrum onmiddellijk zien hoe, wat, waar en wie toestemming gegeven heeft.

Nu is het wel zo, dat lang niet altijd iedere medewerker binnen zo’n grote organisatie, goed op de hoogte is van de juiste factuurprocedure. Ai! Als je dus zelf niks hoort van je contactpersoon over projectnummers of factuuradressen, vraag er dan expliciet naar.

Reageert de medewerker niet op je vraag (druk, druk), bel dan eens met de afdeling die de facturen van externen afhandelen. Die heet niet overal hetzelfde (administratie, logistiek, inkoopcentrum ...) maar dan leg je gewoon uit aan de dame of heer van de centrale wie je nodig hebt en dan verbinden zij je vanzelf door hè.

Heb je via de administratie een factuuradres en projectnummer gekregen? Mail dan even bij het inleveren of beëindigen van je opdracht aan je contactpersoon dat je je factuur naar zus-en-zo onder vermelding van zus-en-zo gaat sturen. Dit bij wijze van allerlaatste check. Klopt je informatie niet volgens je contactpersoon, dan zou die nu toch wakker moeten worden en jou dat laten weten.

Daarnaast is het goed om te weten wat er allemaal sowieso op je factuur moet staan, wil je niet in de problemen komen met de Belastingdienst.

Een daarvan is: ben je vrijgesteld van btw voor de dienst die je levert, dan moet dat ook op je factuur vermeld staan! En verder:

• Je btw-identificatienummer. Heeft altijd veertien posities en begint in Nederland met NL.
  
• Je factuurnummer: facturen moet je doorlopend nummeren, eventueel in meerdere reeksen.
  
• De factuurdatum.
  
• Je bedrijfsnaam, naam en adres.
  
• De naam en het adres van je afnemer.
  
• De datum van de levering of de dienst.
  
• De hoeveelheid en de soort geleverde goederen.
  
• De omvang en de soort geleverde diensten.
  
• Per tarief of per vrijstelling:
  - de eenheidsprijs exclusief btw;
  - eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen;
  - het toegepaste btw-tarief.
  - de vergoeding
• Bij vooruitbetaling:
  - de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum.
  - het btw-bedrag.

Ik mis in dit rijtje van de Belastingdienst nog het vermelden van je KvK-nummer waaronder je ingeschreven staat.

Vertrouw niet alleen op dit blog, raadpleeg vooral ook de website van de Belastingdienst: Wat moet er op een factuur staan?

Andere bronnen:
Lancelots, voor en door freelancers: factuurvereisten.
Kamer van Koophandel: eisen aan je administratie. 
De cursus Freelance werken - Starterscursus van de website Leren.nl.

In een héél enkel geval zet je ook het btw-nummer van je opdrachtgever op je eigen factuur. Toen ik mijn accountant daarnaar vroeg, gaf hij aan:

Het btw-nummer van de afnemer van een levering of dienst moet je op de factuur melden als:
- De verschuldigde belasting niet van jou als leverancier, maar van de afnemer wordt geheven, de zogenoemde verleggingsregeling;
- Er sprake is van een intracommunautaire levering (dat is: in andere EU-landen) van goederen, die onder het nultarief valt. Hier het btw-nummer van je opdrachtgever erbij zetten, maakt dat de Belastingdienst kan controleren of het nultarief correct is toegepast. Je moet de btw-nummers van je opdrachtgever(s) dan ook vermelden op je ‘opgaaf ICL’.

Miranda Apeldoorn (ZinVol) coacht zelfstandigen.
Zij helpt hen ontdekken welke klussen ze het liefst zouden aanpakken
- en hoe ze daarvan meer kunnen creëren.

geplaatst: 03-10-2009 @ 11.49

reacties: 2

delen:

Failliete opdrachtgever

door: Miranda Apeldoorn

tags:  belasting(dienst)  geld  recht 

 Miranda Apeldoorn is zzp-coach & journalist.
Ze blogt over alles wat interessant kan zijn voor zzp'ers.

Zit je te wachten tot die ene factuur betaald wordt, blijkt je opdrachtgever failliet. Het kan iedere zzp’er een keer overkomen. Wanneer wordt een opdrachtgever failliet verklaard? En wat doe je dan met die factuur?

Kan een ondernemer zijn schulden niet langer betalen, dan kan de rechtbank hem failliet verklaren. Dat kan op verzoek van schuldeisers zoals jij, maar dat kan ook op verzoek van de ondernemer zelf. Ook het Openbaar Ministerie kan faillissement van de opdrachtgever aanvragen. Voor de faillietverklaring zijn ten minste twee schuldeisers en ten minste twee schulden nodig (waarvan minstens één opeisbaar). Je opdrachtgever moet gestopt zijn met betalen. In het gerechtelijk vonnis wordt een curator benoemd, die beheert de failliete boedel en moet de schulden vereffenen. Daarnaast wordt een rechter-commissaris benoemd, die houdt dan weer toezicht op de curator.

Je opdrachtgever (de schuldenaar) kan een keer een poging doen tot een akkoord te komen met zijn schuldeisers. Dan biedt de opdrachtgever aan een deel van zijn schulden af te betalen, in ruil voor totale kwijtschelding. Over dat akkoord wordt gestemd tijdens de verificatievergadering. Bel de Kamer van Koophandel, of kijk op hun website voor meer details daarover. De rechtbank moet het akkoord ook goedkeuren en bekrachtigen (homologeren).

Valt er nog wat te halen, dan krijgen eerst de preferente crediteuren betaald. (Na betaling van de boedelvorderingen, zoals de huur van het pand van de opdrachtgever). Dat zijn instanties als de Belastingdienst, UWV (dat nu WERKbedrijf heet) en pensioenfondsen. Pas daarna zijn de concurrente crediteuren aan de beurt: mensen zoals jij. Breng de curator op de hoogte van je facturen, de vordering(en) die je hebt op je opdrachtgever. Heb je producten geleverd onder voorbehoud van eigendom, dan is het soms mogelijk deze producten terug te vorderen.

Je geldelijke vordering wordt uiteindelijk naar rato uitbetaald. Een rekensommetje ten voorbeeld:
Er is nog 10.000 euro over om te verdelen. Jij hebt een vordering van 1000 euro op de failliete onderneming. Een ander heeft een vordering van 100.000 euro op de opdrachtgever. Dan krijgt de ander 100x zoveel van de overgebleven 10.000 euro dan jij.

Voor gedetailleerder informatie van belang voor jouw specifieke geval altijd even bellen met: een juridisch adviseur, de Kamer van Koophandel of de Belastingdienst. Die laatste moet bijvoorbeeld van je vorderingen weten, zodat als je facturen niet of deels betaald worden, je over het nietbetaalde bedrag geen inkomstenbelasting of btw hoeft te betalen.

Bang dat een van jouw opdrachtgevers tegen een faillissement aanleunt? Via het Handelsregister kun je tegen betaling zoeken op bedrijven die failliet zijn of in surseance van betaling verkeren.

geplaatst: 08-01-2009 @ 09.28

reacties: 2

delen:

Nu ook VUR naast VAR

door: Miranda Apeldoorn

tags:  belasting(dienst)  recht 

Met blijdschap kondigt Uniforce Group de geboorte aan van VUR. Voluit: een Verklaring Uniforce Registratie. UWV en Belastingdienst hebben de VUR goedgekeurd, geeft de aanbieder aan. Belastingdienst zelf schrijft waarschuwend: 'Er is echter geen sprake van de introductie van een nieuwe fiscale arbeidsvorm met een wettelijke (dus landelijke) basis naast de VAR. Het gaat om een product van een individuele aanbieder.'

VUR is door de aanbieder bedacht voor professionals in vakgebieden zoals de financiële sector, HRM, automatisering en interim-management. Die kunnen vaak niet met goed fatsoen aan de voorwaarden van de VAR voldoen:
· Opdrachtgevers huren hen in vanwege hun persoonlijke kennis en ervaring. Zich (kunnen) laten vervangen door een ander kent nogal wat voeten in aarde.
·  Een opdracht duurt vaak zo lang dat ze de vereiste vier opdrachtgevers per jaar niet kunnen halen.

Wat heb je aan de VUR? Het combineert de vrijheid van het ondernemerschap met de zekerheid van het werknemerschap. Je bent premieplichtig voor de sociale verzekeringspremies. Dat betekent dat je bij ziekte of werkloosheid niet in een zwart gat valt. Fijn voor oudere werknemers die een arbeidsongeschiktheidsverzekering alleen tegen astronomische bedragen kunnen afsluiten, en daarom toch afzien van het zelfstandigenbestaan. Voor aansluiting bij een arbo-dienst via Uniforce betaal je 185 euro per maand.

Het concept van Uniforce werkt als een detachering. Je meld je bij hen aan. De organisatie richt samen met jou een DUBV op, een Declarabele Uren BV, die je zelf een naam geeft. Voor de oprichting van een BV moet je 18.000 euro aan startkapitaal meebrengen! Berichten op internet geven aan dat deze eis zal vervallen, maar voorlopig heeft Belastingdienst zelf de gegevens nog niet aangepast. Gecombineerd met de notarieel gedeponeerde oprichtingsstatuten en uitvoeringsovereenkomst, kom je als zelfstandige als werknemer in dienst bij je eigen DUBV. Deze BV verhuurt jou als zelfstandige dan weer aan de opdrachtgever.

In een van mijn eerdere blogs stond dat de VAR op den duur waarschijnlijk zou verdwijnen. Op de arbeidsmarkt zou ruimte komen voor andere, meer hybride vormen van ondernemerschap. Nu de VUR er is, kunnen we zeggen: tadaa!

geplaatst: 20-08-2008 @ 09.37

reacties: reageer als eerste

delen:

VAR zal verdwijnen

door: Miranda Apeldoorn

tags:  belasting(dienst)  zelfstandige 

Blijf op de hoogte

Bij het inzetten van zzp’ers moet een opdrachtgever erop letten niet als werkgever te worden gezien: dan slaat de Belastingdienst je aan voor werknemerspremies. Hans Kamps: ‘Zzp’ers zijn eenpitters met een of twee opdrachtgevers. Dat is nu nog moeilijk, omdat de belastingdienst hen ziet als ontduikers van een dienstverband.’ Wanneer de zzp’er een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) kan overleggen waarbij zijn inkomen aangemerkt is als winst uit onderneming (VAR-wuo), of waarbij hij zelf als directeur grootaandeelhouder (VAR-dga) wordt aangemerkt, ben je gevrijwaard van werknemerspremies. 
Roel Masselink (PZO): ‘De absolute vrijwaring van de VAR-wuo en VAR-dga is een groot goed. Dat neemt niet weg dat de Belastingdienst toch kan constateren dat een afspraak met een zzp'er als een arbeidsovereenkomst moet worden gezien. Het gebruik van de VAR-wuo of VAR-dga voorkomt dan naheffingen en boetes. De Belastingdienst kan hooguit aangeven dat vanaf dat moment, tenminste als er op dezelfde wijze gewerkt blijft worden, premies en loonheffing verschuldigd zijn. Op het verleden mag de Belastingdienst niet meer terugkomen.’ Dit zal de angst voor repercussies zowel aan de zijde van de zzp’er als aan de zijde van de opdrachtgever verminderen. 
Jorrit Brocaar (Careermaker) denkt dat op termijn de VAR zelfs zal verdwijnen, en de arbeidsmarkt zich zo ontwikkelt dat hybride vormen van werknemer- en werkgeverschap ontstaan en zijn toegestaan. Dan hoeft een zzp’er bijvoorbeeld zijn zelfstandigenstatus niet meer te bewijzen aan de hand van regels als ‘meer dan drie opdrachtgevers per jaar’.

Tot die tijd kan de opdrachtgever die een vermoeden van arbeidsovereenkomst wil vermijden, er rekening mee houden dat bij het inhuren van een zzp’er er in principe geen sprake is van directe leiding of direct toezicht: dat moet zowel uit de werkzaamheden als uit de overeenkomst spreken.

Dit stuk komt uit mijn artikel ‘Zzp’er: kans of concurrent?’ dat stond in Flexmarkt mei 2008. Het auteursrecht berust bij mij: aan overname zijn kosten verbonden. Niets overnemen zonder mijn toestemming vooraf.

Nog meer ZinVol nieuws? Abonneer je op mijn nieuwsbrief.

geplaatst: 26-05-2008 @ 11.09

reacties: 1

delen: