Jezelf promoten zonder je ziel te verkopen. Tips, coaching en persoonlijke ervaringen over het werken voor jezelf.

Waarom een accountant zinvol is

  tags:  belasting(dienst)  geld 

Een van de vragen die zelfstandigen en freelancers me het meest stellen is: ken je een goede boekhouder?

Ik antwoord dan altijd dat ik een accountant heb, in plaats van een boekhouder. En: ik heb expres een accountant, in plaats van dat ik mijn belastingzaken helemaal zelf regel.

Om met dat laatste te beginnen: er is natuurlijk niks mis mee, zelf je belastingzaken te be- en ontcijferen! Integendeel! Maar ik heb het altijd een beetje zonde van mijn kostbare tijd gevonden.

Ik vind er namelijk niks aan mijn belastingaangifte te doen en mijn jaarrekening op te stellen. En ik kan dat ook niet even goed en snel als iemand die er zich in gespecialiseerd heeft. Ik ben dus liever bezig met geld verdienen met doen wat ik leuk vind, dan geld besparen met doen wat ik niks aan vind. (Daarom coach ik ook op dit onderwerp. ;-)

Hoe denk jij hierover? Twijfel je wel eens over alles zelf doen of sommige ondernemerszaken uitbesteden? In dit blog heb ik ooit eens een aantal vragen op een rij gezet, die je kunnen helpen jouw houding tegenover ‘in eigen hand houden’ of ‘uitbesteden’ te bepalen.

Waarom heb ik een accountant ? Omdat ik het een prettig idee vindt, dat hij zich (verplicht) blijft bijscholen. Als je het nieuws volgt, dan weet je hoe vaak er wel niet iets verandert op het gebied van belasting- en ondernemersspelregels. Een accountant moet bovendien een post hbo of wo-opleiding hebben gevolgd, en moet zich aan gedrags- en beroepsregels houden die in een openbaar register staan.

Daar staat tegenover dat in principe iedereen zich boekhouder  mag noemen. Het is geen wettelijk beschermde titel met bijbehorende vereisten. Wat natuurlijk niet wil zeggen dat er geen uitstekende boekhouders rondlopen. Of geen slechte accountants! Echter, als ondernemer blijf je altijd eindverantwoordelijk voor alles wat je inlevert bij de Belastingdienst. Daarom vind ik het zelf fijn dat degene die ook al mijn cijfers doorgelopen heeft, actueel is bijgeschoold en is gebonden aan beroepsregels en al.

Of je nou een boekhouder of accountant in de arm neemt, let in ieder geval even op de volgende zaken:

- Bekendheid met jouw branche: heeft jouw cijferkundige nog andere freelancers en zelfstandigen in zijn klantenbestand? En zitten daar ook nog mensen tussen met hetzelfde beroep als jij?

- Kosten: het heeft zeker zin om meerdere kennismakingsgesprekken te voeren, meerdere offertes op te vragen. Gehanteerde tarieven kunnen onderling zeer verschillen. Vraag ook eens of je een factuur kunt verwachten bij ieder telefoontje dat je pleegt, of dat af en toe een vraag stellen over je administratie gewoon onder het kopje service valt.

- Door meerdere gesprekken te voeren, ontdek je bovendien iets anders, dat net zo belangrijk kan zijn als de kosten: klikt het? Mijn allereerste accountant ooit deed nogal geringschattend over mijn bedrijf(svoering). Die heb ik snel ingewisseld voor iemand die me als beginner een beetje opvoedde met wat goede tips, en die het nooit moe wordt me nog eens de FOR  uit te leggen.

- ‘Houdbaarheid’: ik ben van de duurzame relaties, dus ik vind het prettig dat ik al jarenlang dezelfde accountant heb. Die is partner bij een klein kantoor, dus ik verwacht ook niet dat hij snel weg gaat. Die kans is ook klein bij een zelfstandige boekhouder of accountant, denk ik. Maar die kans heb je wel als je iemand vindt bij een groot kantoor: jouw contactpersoon kan promotie maken. (Of voor zichzelf beginnen natuurlijk :-)

- Boekhoudprogramma: als je werkt met een boekhoudprogramma is het handig als jouw boekhouder/accountant met hetzelfde programma werkt. Dat maakt de uitwisseling van gegevens een stuk makkelijker.

Dit artikel was mijn manier om je te zeggen: ik hoop dat je (boek)jaar 2009 mooi hebt kunnen afsluiten. En dat het in 2010 nog mooier voor je wordt. Met mijn blog wil ik daar in ieder geval aan bijdragen.

Ik hoor graag je inhoudelijke reactie op mijn artikel. :-) (Links naar allerlei boekhoudkantoren haal ik weer weg.)

Miranda Apeldoorn (ZinVol) coacht zelfstandigen en freelancers. 

geplaatst: 07-01-2010 @ 08.48

5 reacties 

 deel dit via:

Zwangere zzp-er: waar heb je recht op?

  tags:  gastblog  geld  zelfstandige 

Gastblogger Roos Schlikker is freelance journalist en auteur van ‘Het eerste miljoen is het moeilijkst’. Onlangs beviel ze van een zoon.

Ik moest natuurlijk blij zijn dat het er is.
Dankbaar dat Nederland dit voor mij doet.
Dat ik in een verzorgingsstaat leef.
Dat ze me niet in de kou laten staan.

En toch kostte het me moeite. De papieren zwierven dagen over mijn bureau. Ze invullen prijkte eindeloos boven aan mijn to do-lijstje maar ik streepte het er almaar niet af. Ik was liever aan het werk. Interviews uitzetten, researchen, verhalen schrijven. Mijn buik was groot, mijn voeten had ik al een paar maanden niet van bovenaf kunnen zien, maar ik tikte en belde stevig door en deed net of de formulieren er niet waren. Want welke zelfstandig ondernemer wil dat nou: een uitkering aanvragen?

Sinds juni 2008 hebben zwangere zzp’ers 16 weken lang recht op een uitkering tot maximaal de hoogte van het minimumloon. Hoe meer uren je hebt gewerkt en hoe meer je hebt verdiend, hoe meer je krijgt.
Na lang aarzelen heb ik uiteindelijk die aanvraag toch op de bus gedaan. Enkele weken daarna lag er een vrolijke brief van UWV in mijn brievenbus. Gefeliciteerd, u krijgt van ons de komende maanden 67 euro 30 per dag!

Ik heb er een dubbel gevoel over. Geld krijgen is niet vervelend natuurlijk, maar heb ik dit wel verdiend? Ik heb nooit premie afgedragen voor deze uitkering, ik leef op de zak van Vadertje Staat.

Het is dit ietwat conservatieve en behoudende denken waar ik wel vaker last van had sinds mijn zwangerschap. Ik ben al meer dan tien jaar ondernemer en nu moest ik opeens nadenken over mijn verlof. Verlof? Verlof? Dat is toch ... niet werken? Als zzp’er ben je vooral blij als je wél werkt, zeker in crisistijden. Ik wilde helemaal niet als uitkeringstrekker de hele dag kopjes koffie zitten drinken. Ik was juist zo gelukkig met mijn bomvolle agenda en trouwe klantenbestand. Moest ik die allemaal on hold zetten?

Ja, dat is wel zo verstandig. Want werken combineren met zorgen voor een pasgeboren baby is geen optie, tenzij je toevalligerwijs uitgerust bent met acht handen en twee hoofden die kunnen telefoneren en sussen tegelijkertijd.

Toen ik ruim acht maanden zwanger was, kwam ik tot dit inzicht. Ik realiseerde me dat ik dat Project Kind minstens zo serieus moest nemen als mijn bedrijf en besloot enerzijds die malle uitkering aan te vragen en anderzijds al mijn opdrachtgevers een mail te sturen met de mededeling dat ik bijna ging baren en dat ik tot en met december niet bereikbaar was voor opdrachten.
Dat bleek een gouden zet. Mijn klanten wensten me veel succes, stuurden zelfs aardige kaarten en cadeaus en beloofden me vanaf januari weer te bellen met opdrachten. En ik? Ik vond eindelijk rust.

Net op tijd, want vier dagen later werd mijn zoon Miró geboren. Een zoon die een ontspannen moeder heeft die ruim de tijd neemt om luiers te verwisselen, borst te voeden en vooral heel veel te knuffelen en te aaien. Dit alles in de wetenschap dat ze vanaf januari weer voluit aan de slag kan.
En in de wetenschap dat ze die 67 euro 30 per dag best verdient en prima kan gebruiken. Al was het maar om er heel veel hoognodige kopjes koffie van te kunnen kopen.

(Het formulier om de uitkering voor zwangere zzp-ers aan te vragen vind je op UWV)

geplaatst: 20-11-2009 @ 09.25

6 reacties 

 deel dit via:

Facturen: hoe krijg je nét iets sneller betaald?

  tags:  belasting(dienst)  geld  recht 

Soms worden je facturen net iets sneller betaald als je er de juiste namen en projectnummers bij op zet. Vooral in grote(re) organisaties (profit en non-profit) voorkom je daarmee dat je factuur als een weeskind door de burelen van de organisatie gaat zwerven. Dan krijg je toestanden over kwijtgeraakte facturen, en moet je energie steken in het opnieuw sturen ervan enzo. Ik weet niet hoe dat bij jou zit, maar ik besteed mijn tijd liever anders.

In principe hoor je van de organisatie om welk heel speciale projectnummer het gaat. Zo is mijn eigen ervaring met opdrachten voor de Rijksoverheid de volgende:

- Ik word als journalist gevraagd een (digitale) offerte te sturen naar bijvoorbeeld mijn eindredacteur, voor een bepaalde datum.
- Die stuurt deze offerte dan door naar het inkoopcentrum bij de Rijksoverheid.
- Vervolgens ontvang ik per post van dat inkoopcentrum een officiële opdrachtbrief. Daarin staat een zogenoemd zaaknummer.
- Wanneer ik mijn opdracht heb ingeleverd, stuur ik een factuur naar het adres dat staat aangegeven in de opdrachtbrief. Uiteraard onder vermelding van het zaaknummer. Zo kan iedere medewerker bij het inkoopcentrum onmiddellijk zien hoe, wat, waar en wie toestemming gegeven heeft.

Nu is het wel zo, dat lang niet altijd iedere medewerker binnen zo’n grote organisatie, goed op de hoogte is van de juiste factuurprocedure. Ai! Als je dus zelf niks hoort van je contactpersoon over projectnummers of factuuradressen, vraag er dan expliciet naar.

Reageert de medewerker niet op je vraag (druk, druk), bel dan eens met de afdeling die de facturen van externen afhandelen. Die heet niet overal hetzelfde (administratie, logistiek, inkoopcentrum ...) maar dan leg je gewoon uit aan de dame of heer van de centrale wie je nodig hebt en dan verbinden zij je vanzelf door hè.

Heb je via de administratie een factuuradres en projectnummer gekregen? Mail dan even bij het inleveren of beëindigen van je opdracht aan je contactpersoon dat je je factuur naar zus-en-zo onder vermelding van zus-en-zo gaat sturen. Dit bij wijze van allerlaatste check. Klopt je informatie niet volgens je contactpersoon, dan zou die nu toch wakker moeten worden en jou dat laten weten.

Daarnaast is het goed om te weten wat er allemaal sowieso op je factuur moet staan, wil je niet in de problemen komen met de Belastingdienst.

Een daarvan is: ben je vrijgesteld van btw voor de dienst die je levert, dan moet dat ook op je factuur vermeld staan! En verder:

• Je btw-identificatienummer. Heeft altijd veertien posities en begint in Nederland met NL.
  
• Je factuurnummer: facturen moet je doorlopend nummeren, eventueel in meerdere reeksen.
  
• De factuurdatum.
  
• Je bedrijfsnaam, naam en adres.
  
• De naam en het adres van je afnemer.
  
• De datum van de levering of de dienst.
  
• De hoeveelheid en de soort geleverde goederen.
  
• De omvang en de soort geleverde diensten.
  
• Per tarief of per vrijstelling:
  - de eenheidsprijs exclusief btw;
  - eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen;
  - het toegepaste btw-tarief.
  - de vergoeding
• Bij vooruitbetaling:
  - de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum.
  - het btw-bedrag.

Ik mis in dit rijtje van de Belastingdienst nog het vermelden van je KvK-nummer waaronder je ingeschreven staat.

Vertrouw niet alleen op dit blog, raadpleeg vooral ook de website van de Belastingdienst: Wat moet er op een factuur staan?

Andere bronnen:
Lancelots, voor en door freelancers: factuurvereisten.
Kamer van Koophandel: eisen aan je administratie. 
De cursus Freelance werken - Starterscursus van de website Leren.nl.

In een héél enkel geval zet je ook het btw-nummer van je opdrachtgever op je eigen factuur. Toen ik mijn accountant daarnaar vroeg, gaf hij aan:

Het btw-nummer van de afnemer van een levering of dienst moet je op de factuur melden als:
- De verschuldigde belasting niet van jou als leverancier, maar van de afnemer wordt geheven, de zogenoemde verleggingsregeling;
- Er sprake is van een intracommunautaire levering (dat is: in andere EU-landen) van goederen, die onder het nultarief valt. Hier het btw-nummer van je opdrachtgever erbij zetten, maakt dat de Belastingdienst kan controleren of het nultarief correct is toegepast. Je moet de btw-nummers van je opdrachtgever(s) dan ook vermelden op je ‘opgaaf ICL’.

Miranda Apeldoorn (ZinVol) coacht zelfstandigen.
Zij helpt hen ontdekken welke klussen ze het liefst zouden aanpakken
- en hoe ze daarvan meer kunnen creëren.

geplaatst: 03-10-2009 @ 11.49

2 reacties 

 deel dit via:

Waarom je een tariefverlaging niet hoeft te pikken

  tags:  acquisitie  communicatie  geld  tarieven 

Soms lees ik op een forum zoals dat van Lancelots een opmerking als deze: ‘Mijn opdrachtgever heeft mijn tarief met 10% verlaagd.’

Hè?

Oké, wil iedereen zijn hand opsteken, die voor zichzelf is begonnen omdat hij graag anderen letterlijk de baas over zich laat spelen? Niemand, vul ik in. Toch blijken veel (beginnende) zelfstandigen in de praktijk zo’n opgedrongen tariefverlaging zonder slag of stoot te accepteren.

Dat is denk ik deels de schuld van het woord ‘opdrachtgever’. Dat gebruiken we om iemand aan te duiden die een klant van ons is. Maar het woord opdrachtgever geeft ons blijkbaar een ander gevoel dan het woord klant. Zeg maar eens hardop: ‘Mijn klant heeft mijn tarief met 10% verlaagd.’ Belachelijk, denk je dan. Dat maakt de klant potverdrie toch niet uit! Die koopt iets of die koopt iets niet. Een klant die bijvoorbeeld in een winkel bij de kassa staat en tegen de kassamedewerker zegt: ‘Ik geef je voortaan nog maar dertig cent als ik hier een pak melk kom kopen’, die krijgt gewoon zijn pak melk niet mee. De klant kan je wel vragen om 10% korting ... maar jij bepaalt of je dit honoreert of niet.

We kennen kortom aan een opdrachtgever onbewust meer macht - over onszelf! Onze toekomst! - toe dan aan een klant. De eerste tip die ik je dan ook wil meegeven, is om voortaan je opdrachtgevers te zien als je klanten. Noem ze ook zo. Daarmee maak je jezelf nog eens duidelijk: ‘Ik werk voor mezelf, dus ik maak hier ook de dienst uit.’
Een mededeling van je klant over een verlaging van je tarief is een voorstel, niet een feit. Het is een uitnodiging tot nieuwe onderhandelingen.

Ik verwacht nu een hoop reacties in mijn mailbox van freelancers die zeggen: ‘Jaaaaaa Miranda, allemaal heel mooi, maar in de praktijk is het slikken of stikken hoor! Mijn klant piekert er niet over te onderhandelen.’ Vraag jezelf dan eens af wat je gaat doen als je tariefverlagende klant toevallig failliet gaat. Ga je dan weer op zoek naar een baan, naar de zekerheid van een vast inkomen?* Geef je je op bij bemiddelingsbureaus en opdrachtenwebsites waar de klant je hoopt in te zetten tegen een zo laag mogelijk tarief?* Of ga je monter zelf op zoek naar nieuwe klanten, klanten die bereid zijn je tarief te betalen, net zo lang tot je agenda weer is volgeboekt?

En is het trouwens echt waar? Is het slikken of stikken? Dat weet je pas zeker, als je over de tariefverlaging een gesprek bent aangegaan. Je opdrachtgever (je klant dus) brengt de tariefverlaging natuurlijk expres als een mededeling. Hij rekent er een beetje op, dat je deze daardoor ter kennisgeving aanneemt. Dat scheelt hem een hoop gedoe, maar dat is uiteraard niet hetzelfde als dat hij je gráág ziet gaan, ‘voor jou tien anderen’ als je het aandurft (kom op!) tegen de ‘mededeling’ te protesteren.

Een paar jaar geleden moest ik zelf zo’n gesprek aandurven. Mijn beste en best betalende klant kwam met een forse tariefverlaging aan. Ik schreef eerst op wat ik tegen mijn hoofdredacteur wilde zeggen aan de telefoon, om te voorkomen dat ik maar wat onsamenhangends zou stamelen. Ik nam daarbij als uitgangspunt dat ik graag voor haar wilde blijven werken tegen mijn eigen tarief én op dezelfde prettige wijze van samenwerken als voorheen. Het is niet nodig je onderdanig op te stellen, maar als je daarentegen zo boos bent over de tariefverlaging, over ‘de manier waarop je behandeld wordt’, dat je van de weeromstuit uitvaart tegen je klant dan is je tariefverlaging al snel 100% in plaats van 10%. En ten slotte sprak ik met mezelf af wat ik zou doen als mijn hoofdredacteur doof zou blijken voor mijn pleidooi. Je hoeft dan natuurlijk niet direct toedeledoki te roepen. Als journalist kun je bijvoorbeeld met je redacteur afspreken dat je voortaan alleen nog telefonische interviews houdt, zodat je de tariefverlaging compenseert met minder reistijd kwijt zijn. Zo houd je meer tijd over voor andere klanten. Lezers die nog andere goede tips hebben: ik lees graag je reactie.

Wat kun je je klant meegeven, als je contact opneemt over de tariefverlaging? Sinds je voor hem werkt, heb je alleen maar meer kennis en ervaring opgedaan. Je bent goed ingevoerd in de materie en je hebt een netwerk opgebouwd. (Ik hoop tenminste dat je bijhoudt wie je waarvoor en waarover gesproken hebt!). Dat alles heeft waarde voor je klant. Kortom, je zou juist een hoger tarief kunnen vragen!

* Denk je dat je inderdaad liever teruggaat in loondienst, of denk je dat opdrachtenwebsites je beste kans zijn? Hik je erg aan tegen acquisitie? Weet je niet zo goed hoe je dat aan moet pakken of sterker nog: wat je eigenlijk over jezelf moet vertellen? Ik help als coach zelfstandigen ontdekken uit welk werk ze voldoening halen – en hoe ze daarvan meer kunnen creëren. Is dat net waar jij ook graag achter zou komen, neem dan contact op voor een coachingsgesprek.

Miranda Apeldoorn (ZinVol) coacht zelfstandigen.
Zij helpt hen ontdekken welke klussen ze het liefst zouden aanpakken
- en hoe ze daarvan meer kunnen creëren.

geplaatst: 09-07-2009 @ 16.11

1 reactie 

 deel dit via:

4 pensioenmogelijkheden voor zelfstandigen

  tags:  geld  pensioen 

Hoe kom je rond als je op een dag bent uitgewerkt? Bouw jij pensioen op als zelfstandige? Zet je jaarlijks 10% tot 20% van je winst opzij voor een aangename oude dag?

Zelf iets regelen voor je pensioen is heel eenvoudig. (Of de mogelijkheden in Nederland ideaal zijn, daarover kun je twisten, maar eenvoudig is het). Laat je niet afschrikken door terminologie of ingewikkelde berekeningen. Je kunt vandaag nog beginnen met het opzetten van een potje. Ook als je nog bijna niks overhoudt aan je klanten & klussen, aan het eind van de dag.

In dit blog over de arbeidsongeschiktheidsverzekering  schreef ik dat niet iedereen in een viersterrenhotel wil logeren, op vakantie. Sommige mensen gaan liever kamperen. Zo is het ook met pensioen, als je het mij vraagt. Niet iedereen kan of wil evenveel tijd en geld stoppen in het uitzoeken en opzetten van de regeling voor z’n oude dag. Maar het is wel fijn als je op z’n minst kúnt gaan kamperen, oftewel dat je op z’n minst iets hebt, aan het eind van je werkend bestaan, om op terug te vallen. Vier manieren om (alvast) iets aan je pensioen te doen:

1 Open een spaarrekening waarop je geld wegzet voor je pensioen. Zelf sparen (of beleggen) betekent dat je zelf kunt beslissen hoe je je zuurverdiende euro’s wegzet, hoeveel, en wanneer je je euro’s weer opneemt. Ben je 65 (of straks: 67), dan hoef je niet nog eens af te rekenen over je spaargeld met de fiscus en verplicht je geld in een lijfrenteproduct te stoppen: de fiscus rekent ieder jaar al met je af in de vorm van de vermogensrendementsheffing (da’s box 3).

2 Je kunt ook een lijfrente of pensioenverzekering afsluiten. Dan moet je in principe wel iedere maand over de brug komen met je pecunia’s. Het nadeel van deze pensioenproducten waarvan de premie fiscaal aftrekbaar is, is dat je van tevoren niet weet wat de overheid allemaal nog aanpast aan die aantrekkelijke regeling, zodat die bijzonder onaantrekkelijk geworden kan zijn als je eenmaal met pensioen wilt. En, voor een verzekeringspolis geldt geen garantieregeling, zoals voor je spaargeld. Dus bij het failliet van de verzekeraar kun je hoogstwaarschijnlijk fluiten naar (een deel van) je geld, tenzij je het geluk hebt dat een andere verzekeraar de failliete verzekeraar overneemt.
Als je voor een lijfrente of pensioenverzekering kiest, bedenk dan het volgende. Je kunt kiezen voor een gegarandeerde opbrengst, of voor een opbrengst afhankelijk van het rendement op beleggingen. Drie keer raden tot welke categorie de woekerpolissen behoren.

3 Die vermogensrendementsheffing van bij manier 1 hoef je niet te betalen als je bankspaart. Bij banksparen leg je in op een geblokkeerde spaarrekening en trek je jaarlijks het ingelegde bedrag af van je inkomen. Aan het eind van de looptijd koop je verplicht een lijfrente.
Banken bieden gegarandeerde rentes, niet heel hoog, een paar procent – vergelijkbaar met een gewone spaarrekening – maar hé, bij je pensioenverzekering afhankelijk van het rendement op beleggingen moet je maar afwachten of je die paar procent überhaupt haalt.
Oh ja, en nog een ding om goed te bekijken: tot hoe lang na je pensioeningangsdatum keert je bankspaarrekening uit? Is dat maximaal twintig jaar? Da’s zo ongeveer net zo lang als je levensverwachting – maar ja, wat te doen dan, als je wel 103 wordt?

4 Met de fiscale oudedagsreserve (FOR) kun je fictief sparen voor je pensioen. Fictief? Ja, zo heet dat. Je mag maximaal 12% jaarlijks van je winst aftrekken en toevoegen aan je pensioen, maarrr ... dan moet je als je stopt met werken dus wel het totaal verzamelde FOR-bedrag kunnen ophoesten, om dit om te zetten in een lijfrente. De FOR staat op je jaarrekening vermeld. Als je er nog nooit van gehoord hebt, en je hebt een boekhouder/accountant voor je jaarlijkse aangifte, vraag hem of haar er dan naar.
Verder met de verplichte lijfrente. Die lijfrente keert dan jaarlijks je pensioen uit. Heb je het FOR-bedrag niet, dan komt de Belastingdienst het genoten belastingvoordeel terugvorderen.
(We hebben nu trouwens de mkb-winstaftrek van 10%, heeft de overheid bedacht om ondernemerschap te stimuleren. De FOR wordt van je winst afgetrokken voordat de mkb-winstaftrek plaatsheeft, dus je mist een stukkie fiscaal voordeel.)

Hoe heb jij je pensioen geregeld? Inhoudelijke reacties zonder verwijzingen naar aanbieders zijn welkom! (Commerciële reacties haal ik weg.)

geplaatst: 24-04-2009 @ 11.23

3 reacties 

 deel dit via: