Jezelf promoten zonder je ziel te verkopen. Tips, coaching en persoonlijke ervaringen over het werken voor jezelf.

Facturen: hoe krijg je nét iets sneller betaald?

  tags:  belasting(dienst)  geld  recht 

Soms worden je facturen net iets sneller betaald als je er de juiste namen en projectnummers bij op zet. Vooral in grote(re) organisaties (profit en non-profit) voorkom je daarmee dat je factuur als een weeskind door de burelen van de organisatie gaat zwerven. Dan krijg je toestanden over kwijtgeraakte facturen, en moet je energie steken in het opnieuw sturen ervan enzo. Ik weet niet hoe dat bij jou zit, maar ik besteed mijn tijd liever anders.

In principe hoor je van de organisatie om welk heel speciale projectnummer het gaat. Zo is mijn eigen ervaring met opdrachten voor de Rijksoverheid de volgende:

- Ik word als journalist gevraagd een (digitale) offerte te sturen naar bijvoorbeeld mijn eindredacteur, voor een bepaalde datum.
- Die stuurt deze offerte dan door naar het inkoopcentrum bij de Rijksoverheid.
- Vervolgens ontvang ik per post van dat inkoopcentrum een officiële opdrachtbrief. Daarin staat een zogenoemd zaaknummer.
- Wanneer ik mijn opdracht heb ingeleverd, stuur ik een factuur naar het adres dat staat aangegeven in de opdrachtbrief. Uiteraard onder vermelding van het zaaknummer. Zo kan iedere medewerker bij het inkoopcentrum onmiddellijk zien hoe, wat, waar en wie toestemming gegeven heeft.

Nu is het wel zo, dat lang niet altijd iedere medewerker binnen zo’n grote organisatie, goed op de hoogte is van de juiste factuurprocedure. Ai! Als je dus zelf niks hoort van je contactpersoon over projectnummers of factuuradressen, vraag er dan expliciet naar.

Reageert de medewerker niet op je vraag (druk, druk), bel dan eens met de afdeling die de facturen van externen afhandelen. Die heet niet overal hetzelfde (administratie, logistiek, inkoopcentrum ...) maar dan leg je gewoon uit aan de dame of heer van de centrale wie je nodig hebt en dan verbinden zij je vanzelf door hè.

Heb je via de administratie een factuuradres en projectnummer gekregen? Mail dan even bij het inleveren of beëindigen van je opdracht aan je contactpersoon dat je je factuur naar zus-en-zo onder vermelding van zus-en-zo gaat sturen. Dit bij wijze van allerlaatste check. Klopt je informatie niet volgens je contactpersoon, dan zou die nu toch wakker moeten worden en jou dat laten weten.

Daarnaast is het goed om te weten wat er allemaal sowieso op je factuur moet staan, wil je niet in de problemen komen met de Belastingdienst.

Een daarvan is: ben je vrijgesteld van btw voor de dienst die je levert, dan moet dat ook op je factuur vermeld staan! En verder:

• Je btw-identificatienummer. Heeft altijd veertien posities en begint in Nederland met NL.
  
• Je factuurnummer: facturen moet je doorlopend nummeren, eventueel in meerdere reeksen.
  
• De factuurdatum.
  
• Je bedrijfsnaam, naam en adres.
  
• De naam en het adres van je afnemer.
  
• De datum van de levering of de dienst.
  
• De hoeveelheid en de soort geleverde goederen.
  
• De omvang en de soort geleverde diensten.
  
• Per tarief of per vrijstelling:
  - de eenheidsprijs exclusief btw;
  - eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen;
  - het toegepaste btw-tarief.
  - de vergoeding
• Bij vooruitbetaling:
  - de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum.
  - het btw-bedrag.

Ik mis in dit rijtje van de Belastingdienst nog het vermelden van je KvK-nummer waaronder je ingeschreven staat.

Vertrouw niet alleen op dit blog, raadpleeg vooral ook de website van de Belastingdienst: Wat moet er op een factuur staan?

Andere bronnen:
Lancelots, voor en door freelancers: factuurvereisten.
Kamer van Koophandel: eisen aan je administratie. 
De cursus Freelance werken - Starterscursus van de website Leren.nl.

In een héél enkel geval zet je ook het btw-nummer van je opdrachtgever op je eigen factuur. Toen ik mijn accountant daarnaar vroeg, gaf hij aan:

Het btw-nummer van de afnemer van een levering of dienst moet je op de factuur melden als:
- De verschuldigde belasting niet van jou als leverancier, maar van de afnemer wordt geheven, de zogenoemde verleggingsregeling;
- Er sprake is van een intracommunautaire levering (dat is: in andere EU-landen) van goederen, die onder het nultarief valt. Hier het btw-nummer van je opdrachtgever erbij zetten, maakt dat de Belastingdienst kan controleren of het nultarief correct is toegepast. Je moet de btw-nummers van je opdrachtgever(s) dan ook vermelden op je ‘opgaaf ICL’.

Miranda Apeldoorn (ZinVol) coacht zelfstandigen.
Zij helpt hen ontdekken welke klussen ze het liefst zouden aanpakken
- en hoe ze daarvan meer kunnen creëren.

geplaatst: 03-10-2009 @ 11.49

2 reacties 

 deel dit via:

Onder welke naam werk je?

  tags:  communicatie  recht 

Werk je als zzp’er onder je eigen naam of onder een bedrijfsnaam? Voor allebei is wat te zeggen.

Miranda Apeldoorn is zzp-coach & journalist. 
Ze blogt over alles wat interessant kan zijn voor zzp'ers.

Negen jaar geleden koos ik bewust voor het werken onder een bedrijfsnaam in plaats van onder mijn eigen naam, omdat ik graag met één woord wilde uitdrukken waar ik voor sta, een motto zo je wilt, of een vorm van positieve affirmatie. Iets dat meteen een positieve betekenis had voor mijzelf, maar ook voor anderen. Ik nam ruim de tijd voor het bedenken van mijn naam, en probeerde een waslijst bedrijfsnamen uit op een aantal mensen uit mijn omgeving. Dat bleek heel zinvol, want veel namen die me zelf heel positief in de oren klonken, riepen bij mijn omgeving juist onwelkome associaties op. Uiteindelijk kwam ik uit op een bedrijfsnaam waarop geregeld nog mensen reageren met een glimlach of de uitroep: ‘Wat past het goed bij je beroep!’

Een andere reden waarom ik voor een bedrijfsnaam koos, is omdat het soms nog wel eens zoeken is naar voldoende scheiding tussen werk en privé. Mijn werk maakt zo’n groot deel van mijn identiteit uit, van wie ik ben & wat ik doe, dat ik het zelf als heel prettig ervaar dat er een Miranda - ZinVol is en een Miranda Apeldoorn.

Echter, je moet met een bedrijfsnaam wel iets meer je best doen om op te vallen. Wie werkt onder zijn eigen naam is gemakkelijk(er) vindbaar, on- en offline. Dat wil zeggen, als de combinatie van je voor- en achternaam redelijk uniek is. Is je familienaam bijvoorbeeld De Vries,  dan zou het nog kunnen gebeuren, dat mensen die naar je zoeken op internet toch nog bij de verkeerde persoon uitkomen.

Je vindbaarheid hangt bovendien nogal af van hoe oplettend je zoeker is. Zo zorgt mijn eigen achternaam vaak voor een verkeerde associatie: mensen denken altijd dat ik in Apeldoorn woon, en zoeken naar me in de verkeerde stad! Zo’n associatie is me niet erg behulpzaam. Als met regelmaat je (achter)naam verkeerd verstaan of gespeld wordt, of er wordt bijvoorbeeld ook altijd naar jou gezocht in de verkeerde woonplaats, kan een duidelijke, bijna niet mis te spellen bedrijfsnaam je juist weer veel ergernis besparen.

Het tweede grote voordeel van je eigen naam gebruiken, is dat je naamgenoot je juridisch gezien weinig kan maken. Dat is anders bij een bedrijfsnaam. Volgens de Handelsnaamwet kun je iemand met dezelfde bedrijfsnaam voor de kantonrechter slepen, als er kans bestaat op verwarring tussen jouw bedrijf en dat van die ander. Die kans bestaat bijvoorbeeld wanneer jullie je beiden min of meer in dezelfde branche bewegen of hetzelfde beroep uitoefenen, en jullie geografische werkveld overlap vertoont. Sta jij eerder dan die ander ingeschreven onder die bedrijfsnaam bij de Kamer van Koophandel, dan heb je in Nederland een goede kans om door de rechter in het gelijk te worden gesteld: die ander moet dan zijn bedrijfsnaam aanpassen. Ik ken echter geen voorbeelden waarbij de ene Jan Jansen de andere Jan Jansen dwong om onder een andere naam te gaan werken. (Jij wel? Laat het me weten.)

Dat is dus iets om goed op te letten: wil je een bedrijfsnaam gebruiken, zoek dan goed uit of er niet al een ander met die naam rondloopt. Dat doe je niet alleen door te checken of domeinnamen nog vrij zijn, maar ook en allereerst door via de Kamer van Koophandel (in Nederland en België) na te gaan of er nog anderen met de door jouw bedachte naam zijn. Check daarnaast het relevante merkenregister.
Nu de hele wereld met één klik bereikbaar is via internet, is het waarschijnlijk zelfs verstandig te bekijken of je internationaal klinkende bedrijfsnaam niet al in een ander land in gebruik is. Heb je bijvoorbeeld een Engelse naam gekozen, check dan ook even de Kamers van Koophandel in Engelstalige EU-landen.

In geval van twijfel over je bedrijfsnaam: loop voor jouw specifieke vraag altijd even binnen bij een advocaat met verstand van handelsnamen/merkenrecht. Of lees het boek 'De bedrijfsnamenfabriek' van Erwin Wijman, dat blootlegt hoe weinig verrassend we vaak uit de hoek komen met het kiezen van onze bedrijfsnaam. 

Pin jezelf niet vast op je eerste lumineuze inval die bezet blijkt. Neem de tijd om met je eigen unieke bedrijfsnaam op de proppen te komen. Zelfs als je zelf denkt dat jouw bedrijf en dat van die ander-met-dezelfde-naam elkaar niet zullen bijten. Daar kan die ander, die de naam eerder had, immers heel anders over denken! Denk maar aan het voorbeeld van de Arena. Bespaar jezelf de eventuele misère van het moeten drukken van nieuwe visitekaartjes, het moeten ontwerpen van een nieuwe website, enzovoorts en kies een naam die nog helemaal vrij is.

'Onder welke naam ga ik werken?’ is een typische coachingsvraag die ik in mijn praktijk tegenkom. Wil je graag hulp bij dit onderwerp, vraag een coachingsgesprek aan.

geplaatst: 16-02-2009 @ 08.57

4 reacties 

 deel dit via:

Auteurswet hopeloos verouderd?

  tags:  gastblog  recht 

Gastblogger Femke Dekker is kinderboekenschrijver.
Ze schrijft over wat ze tegenkomt in haar zelfstandigenbestaan:

Voor dit blog had ik een gastblog geschreven dat ik illustreerde met een gedicht. Dat blog is niet geplaatst, want ik had geen toestemming van de dichter om zijn tekst te gebruiken. Die toestemming kon ik ook niet vragen, omdat ik geen contactgegevens van de goede man kon vinden. Zonder het gedicht zag mijn blog er nogal onthoofd uit.

Dat toestemmingsverhaal vond ik eigenlijk vreemd; ik vermeldde keurig de naam van de dichter en deed niet of ik het zelf geschreven had. Het was alleen een aanleiding voor mijn blog.

Bij mezelf te rade gaand: als ik iets geschreven heb wat een ander aan het denken zet en als die ander zijn/haar hersenspinsels onder de aandacht van een publiek wil brengen, dan zou ik er geen enkele moeite mee hebben als een citaat van mij in dat schrijfsel terecht zou komen. Integendeel. Bovendien is het in de literatuur ook gebruikelijk om aan bronvermelding te doen - daar kijkt niemand van op. Denk maar niet dat de schrijver van het boek alle bronnen nagaat om toestemming te vragen. Dat zou te zot voor woorden zijn en bovendien: het citaatrecht is beschreven in de auteurswet.

Die auteurswet stamt uit 1912 en is dus hopeloos verouderd - is de algemene tendens in de discussies van de afgelopen, zeg, twintig jaar. Helemaal nu met het internet, moet die auteurswet eens grondig herzien worden, toch?

Maar waarom was er zo’n honderd jaar geleden opeens een auteurswet nodig? Er werden al eeuwenlang boeken, gedichten, artikelen en toneelstukken geschreven. Die ook, dat kan niet ontkend worden, naar hartelust gekopieerd dan wel geplagieerd werden. Was de auteurswet enkele eeuwen eerder al ingesteld, dan was Shakespeare nooit zo groot geworden, om maar iets te noemen.

De auteurswet kwam voort uit de Conventie van Bern (1886). Die conventie werd gehouden omdat men bang was dat het snel gedaan zou zijn met wetenschappelijke, literaire en kunstwerken als de makers daarvan veel inkomsten zouden missen door de ontwikkeling van druktechnieken, kopiëren en de komst van radio. Men dacht dat daardoor minder mensen de moeite zouden nemen zulke werken te creëren. Het werd dus vooral belangrijk gevonden dat kunstenaars en wetenschappers hun werk bleven doen en hun schrijfsels bleven publiceren.

Vertalen we dat naar de huidige tijd, dan zien we dat de auteurswet niet zozeer wordt aangegrepen als stimulans om mooie dingen te maken, maar vooral om met het vingertje te wijzen: Jij gebruikt mijn werk zonder dat ik daarvoor betaald krijg. Ja, hallo. Als we zo tekeer gaan, heeft het gebruik van de auteurswet en het auteursrecht dus precies het effect dat de bedenkers ervan in de basis wilden vermijden. Als namelijk iedere maker van een werk gaat roepen dat hij bij iedere door een ander gepubliceerde zin recht heeft op centen, zal het snel afgelopen zijn met publiceren, voortborduren op wat een ander begonnen is en uiteindelijk met de informatievoorziening.

Veel schrijvers, weet ik, schrijven (onder meer) omdat ze anderen aan het denken willen zetten. In de huidige tijd, met internet, worden veel van die gedachtes ook gepubliceerd. Wie blogt er niet, zullen we maar zeggen. Overal op internet verschijnen dan ook verwijzingen naar artikelen, stukken proza of poëzie, andere blogs en noem maar op. Dat mag ook. Dat is het citaatrecht. Je mag altijd een tekst van iemand citeren, bijvoorbeeld om daarop verder te associëren of je denkbeelden te onderbouwen, mits je de bron vermeldt.

Laten we dat ook vooral blijven doen. Laten we lekker bloggen, columns en artikelen schrijven, elkaar aan het denken zetten over de verschijnselen van deze wereld en terwijl we dat doen gul naar elkaar verwijzen. Laten we vooral niet in een kramp schieten als het over auteursrecht gaat en laten we niet iedereen overal toestemming voor moeten vragen, en al helemaal niet inclusief honorarium. Citeer, en geef je bron de eer. Informatievrijheid is ook een belangrijk goed, en om die reden staan er ook een aantal uitzonderingen in de bewuste auteurswet. Het beestje is dan wel oud, maar nog lang niet afgeschreven.

Overigens, als je iets publiceert en je wilt daarbij duidelijk maken dat het niet de bedoeling is dat iedereen in een kramp schiet als zij/hij iets wil met jouw publicatie, dan is er nog een andere mogelijkheid. Je kunt je werk laten registreren bij Creative Commons. Daarbij doe je geen afstand van je auteursrecht zoals dat vastgelegd is in de auteurswet, maar geef je wel aan dat anderen de vrijheid hebben om je werk te gebruiken. Op welke manier en hoever dat gaat, kun je zelf aangeven. Van ongewijzigd citeren met bronvermelding, tot naar eigen inzicht bewerken en er geld mee verdienen. Opdat we met zijn allen mooie dingen blijven maken, elkaar aan het denken zetten en gebruik blijven maken van de goede dingen van het internet.

geplaatst: 27-01-2009 @ 12.07

12 reacties 

 deel dit via:

Failliete opdrachtgever

  tags:  belasting(dienst)  geld  recht 

 Miranda Apeldoorn is zzp-coach & journalist.
Ze blogt over alles wat interessant kan zijn voor zzp'ers.

Zit je te wachten tot die ene factuur betaald wordt, blijkt je opdrachtgever failliet. Het kan iedere zzp’er een keer overkomen. Wanneer wordt een opdrachtgever failliet verklaard? En wat doe je dan met die factuur?

Kan een ondernemer zijn schulden niet langer betalen, dan kan de rechtbank hem failliet verklaren. Dat kan op verzoek van schuldeisers zoals jij, maar dat kan ook op verzoek van de ondernemer zelf. Ook het Openbaar Ministerie kan faillissement van de opdrachtgever aanvragen. Voor de faillietverklaring zijn ten minste twee schuldeisers en ten minste twee schulden nodig (waarvan minstens één opeisbaar). Je opdrachtgever moet gestopt zijn met betalen. In het gerechtelijk vonnis wordt een curator benoemd, die beheert de failliete boedel en moet de schulden vereffenen. Daarnaast wordt een rechter-commissaris benoemd, die houdt dan weer toezicht op de curator.

Je opdrachtgever (de schuldenaar) kan een keer een poging doen tot een akkoord te komen met zijn schuldeisers. Dan biedt de opdrachtgever aan een deel van zijn schulden af te betalen, in ruil voor totale kwijtschelding. Over dat akkoord wordt gestemd tijdens de verificatievergadering. Bel de Kamer van Koophandel, of kijk op hun website voor meer details daarover. De rechtbank moet het akkoord ook goedkeuren en bekrachtigen (homologeren).

Valt er nog wat te halen, dan krijgen eerst de preferente crediteuren betaald. (Na betaling van de boedelvorderingen, zoals de huur van het pand van de opdrachtgever). Dat zijn instanties als de Belastingdienst, UWV (dat nu WERKbedrijf heet) en pensioenfondsen. Pas daarna zijn de concurrente crediteuren aan de beurt: mensen zoals jij. Breng de curator op de hoogte van je facturen, de vordering(en) die je hebt op je opdrachtgever. Heb je producten geleverd onder voorbehoud van eigendom, dan is het soms mogelijk deze producten terug te vorderen.

Je geldelijke vordering wordt uiteindelijk naar rato uitbetaald. Een rekensommetje ten voorbeeld:
Er is nog 10.000 euro over om te verdelen. Jij hebt een vordering van 1000 euro op de failliete onderneming. Een ander heeft een vordering van 100.000 euro op de opdrachtgever. Dan krijgt de ander 100x zoveel van de overgebleven 10.000 euro dan jij.

Voor gedetailleerder informatie van belang voor jouw specifieke geval altijd even bellen met: een juridisch adviseur, de Kamer van Koophandel of de Belastingdienst. Die laatste moet bijvoorbeeld van je vorderingen weten, zodat als je facturen niet of deels betaald worden, je over het nietbetaalde bedrag geen inkomstenbelasting of btw hoeft te betalen.

Bang dat een van jouw opdrachtgevers tegen een faillissement aanleunt? Via het Handelsregister kun je tegen betaling zoeken op bedrijven die failliet zijn of in surseance van betaling verkeren.

geplaatst: 08-01-2009 @ 09.28

2 reacties 

 deel dit via:

Nepfacturen

  tags:  acquisitie  geld  recht 

"Er was eens een ondernemer die dacht: ‘Creatief bankieren? Goochelen met geld? Dat kan ik ook.’ Bij gebrek aan het hebben van een bank met schattige producten als woekerpolissen, zette deze ondernemer zijn eigen product in de markt: een nepfactuur! 

De ondernemer kreeg vele navolgers. Sinds ik mij in 2000 vestigde als zzp’er, zijn er ieder jaar wel nieuwe nepacties om te tackelen. Het fraudemeldpunt Steunpunt Acquisitiefraude (SAF) bestaat niet voor niets … Als je wilt weten welke verschijningsvormen van oplichting er allemaal bestaan, dan moet je hun pagina Methoden en tips maar eens lezen. Wees in ieder geval altijd extra alert wanneer je praat met of post ontvangt van een gidsenuitgever, een advertentie- of  incassobureau.

Dit keer is de nepfactuur er een, die sterk lijkt op de factuur die ondernemers jaarlijks per post van de Kamer van Koophandel (KvK) ontvangen. Pas hélemaal onder aan de factuur staat vermeld dat het hier niet gaat om een factuur, maar om een aanbod. Wie betaalt, doet een opdrachtbevestiging en zit dus vast aan het aanbod. Stink er niet in! Bekijk op internet alvast de nepfactuur en wees gewaarschuwd. De Kamer van Koophandel zelf verzendt haar factuur voor de jaarlijkse bijdrage niet eerder dan in januari 2009.

De KvK heeft al laten weten dat de bankrekening van het betreffende bedrijf is geblokkeerd sinds 9 december circa 12.00 uur: er kan geen geld meer op deze rekening worden gestort. Maar de kamer ‘acht het echter niet uitgesloten dat de organisatie via andere kanalen een nieuwe golf van valse facturen alsnog zal verspreiden en roept ondernemers op de komende weken extra waakzaam te zijn’. Als je al betaald hebt, heeft de KvK maar één tip voor je: om de oplichting te melden bij het Steunpunt acquisitiefraude."

Miranda Apeldoorn is zzp-coach & journalist. 
Ze deelt persoonlijke ervaringen over mens & werk, het thema waar haar eigen werk om draait.

geplaatst: 15-12-2008 @ 16.47

reageer 

 deel dit via: