7 tips om deelnemers per e-mail te werven

Een van mijn favoriete tips is de volgende. Heb je een aanbod waar je deelnemers voor zoekt, bijvoorbeeld voor je workshopweek Fotograferen in Fraai Friesland, stuur je netwerk dan een persoonlijke e-mail.

Stuur je namelijk een massamail, zoals een nieuwsbrief, dan voelen mensen zich totaal niet verplicht om even te reageren. In de marketing is dit onderzocht: bij een massamail kun je rekenen op gemiddeld 1% aan reacties.

Dat betekent, dat als je pakweg 5000 nieuwsbriefabonnees hebt, dat een persoonlijke mail niet echt meer nodig is. Je kunt dit artikel dan overslaan, want met 50 reacties kun je je cursusweek van maximaal 8 deelnemers wel een paar keer vol krijgen.

Laten we er voor nu even van uitgaan dat je zo’n 200 nieuwsbriefabonnees hebt. Dan zou je van twee mensen een mailtje ontvangen. En dat hoeven nog niet eens meteen twee opgaven te zijn voor je cursusweek: heel vaak ook ontvang je gewoon de reactie ‘Hoi, wat heb je een leuke nieuwsbrief’.

Nou ja, gewoon: ik vind dat zelf altijd enorm fijn om te horen, maar je krijgt er dus niet je cursusweek mee vol. Stuur je echter een persoonlijke e-mail, dan zijn veel meer mensen genegen je in ieder geval even terug te schrijven. Ik denk aan ten minste 50%, als ik af ga op mijn eigen ervaringen ermee. Het kost even wat tijd om iedereen afzonderlijk te mailen, maar het is qua reacties stukken effectiever dan een massamail.

Laatst mailde een coach mij, dat ze deze tip enthousiast had uitgeprobeerd. Maar, schreef ze teleurgesteld, reacties bleven nog steeds uit. Hoe kon dat nou? Toen we samen haar mail bekeken, zagen we dat ze weliswaar ieder bericht met een persoonlijke noot begon, maar dat de rest van haar tekst heel algemeen was.

Daarom, 7 tips voor het aantrekken van meer deelnemers per e-mail:

1. Geef in je persoonlijke noot aan dat je op een reactie hoopt of wacht

Sluit niet af met: ‘Hierbij mijn zomeraanbod, groet!’ Dat is te vrijblijvend. Vraag je lezer bijvoorbeeld ‘of de fotografieweek wat voor hem is?’ Als je al zeker weet dat de week niks voor de lezer is, bijvoorbeeld omdat er ook wat vrienden tussen je abonnees zitten, vraag dan of ze je willen mailen of ze iemand kennen voor wie de week wat is.

2. Na de persoonlijke noot begint je eigenlijke e-mail met je aanbod

Vat in je e-mail eerst je aanbod kort samen voor je er meer over vertelt. ‘Flora en fauna fotograferen in fraai Friesland: een workshopweek voor natuurliefhebbers die al jaren geen camera hebben vastgehouden.’

3. Je ziet het al in punt 2

Als de lezer jouw mail krijgt, moet hij wel wakker schrikken en denken: ‘Jaaaaa, fotograferen in Friesland. Dat is echt wat voor mij.’ Dat bedenken je lezers niet zomaar vanzelf. Jij moet ze daar een handje bij helpen, door te specificeren wat voor deelnemers je zoekt. Is de cursusweek bedoeld voor gevorderde fotografen of voor mensen die al jaren geen camera hebben vastgehouden? Wanneer je dit benoemt, denkt een deel van je netwerk: hé, dat ben ik. Als je dit niet benoemt, voelt niemand in je netwerk zich aangesproken.

4. En wat voor thema heeft de cursusweek, wat is er wat jou betreft nou zo bijzonder aan Friesland?

Ga je Friese bloemetjes en bijtjes vastleggen of gaat het je om gebouwen met een bijzondere historische achtergrond? Voordat je nu je hele programma gaat beschrijven van minuut tot minuut: dat is niet waar je lezer direct een antwoord op zoekt, dat komt hierna. Eerst is het de bedoeling dat je een verlangen oproept bij de lezer. Een beroemd schrijver zei eens: als je mensen een boot wilt laten bouwen, leer ze dan verlangen naar de zee (Antoine de Saint-Exupéry). Welk verlangen zit er verborgen in jouw thema? Hoe wordt het leven van je deelnemer er mooier of leuker op, als hij je workshopweek fotografie volgt? Breng dat naar voren.

5. Pas daarna ga je het hebben over de details van je aanbod, uit welke elementen dit aanbod bestaat of is opgebouwd

Wees er niet vaag over, omdat je bang bent dat anders je e-mail te lang wordt. Als het mensen niet duidelijk is wat ze van je krijgen, gaan ze het niet bij je bestellen. Wat krijgen ze voor het bedrag van x euro? ‘We gaan een week fotograferen, en we logeren bij Bed & Breakfast Tante Toos’ is dus niet voldoende. Ontvangen deelnemers achteraf een syllabus met alle tips nog eens op een rij? Kunnen ze bezig in een studio als het buiten te hard regent? Naar welke bijzondere plekken troon je de deelnemers mee? Zorg jij voor reservebatterijen, -camera’s, -lenzen of weetikwat zodat mensen ook na een ‘ongelukje’ nog wel plezier van de rest van de week hebben? Kookt Tante Toos iedere dag een warme maaltijd met biologische producten? Krijgen deelnemers hun mooiste foto uitgeprint op A2-formaat mee naar huis? Dat soort dingen. Zet alle features puntsgewijs onder elkaar, zodat mensen de rij makkelijk kunnen scannen, en maak van iedere feature een feestje. (Nee: ‘Je krijgt een foto mee naar huis.’ Ja: ‘Je mooiste foto printen we uit op A2-formaat, zodat je thuis nog jaren kunt nagenieten van deze week.’)  

6. Introduceer jezelf

Dit is voor de mensen die je nog niet zo goed kennen. Wie ben jij, dat jij deze workshopweek geeft? Maak daarbij de afstand tussen jou en je lezer zo klein mogelijk. In het voorbeeld van de fotografieweek kun je vertellen hoe je jaren geen camera had vastgehouden en toen je liefde voor fotografie herontdekte tijdens een vakantie in fraai Friesland. Sindsdien heb je vele foto-exposities gehad en vele mensen geholpen bij het ontdekken van hun liefde voor fotografie. 
Zou je echter alleen maar vertellen hoeveel expo’s je hebt gehad, welke opleidingen je allemaal hebt genoten en welke prijzen je misschien wel hebt gewonnen, dan zullen je lezers zich afvragen of je als doorgewinterde fotograaf nog wel in staat bent te begrijpen welke frustraties een beginner doormaakt.

7. Eindig met een oproep tot actie

Wat wil je dat de lezer doet, nu hij je e-mail gelezen heeft? ‘Doe mee met deze workshopweek. Stuur me e-mail om je op te geven: endan@jouwmailnoemen.nl.’ Werk je met een aanbieding, zet dit dan erbij: ‘Als je je opgeeft voor datum x, ontvang je na afloop van de workshopweek ook nog eens een fotoboek met 20 van je beste foto’s.’

Na twee weken zullen er natuurlijk nog steeds mensen zijn van wie je niks gehoord hebt. Misschien waren ze heel druk, of op vakantie. Misschien lag hun e-mailprogramma eruit of zaten ze ‘in de bubbel’ (dat wil zeggen: ze leefden even bewust internetloos). Misschien waren ze je mail alweer vergeten. Of misschien was de melk op in de koelkast.

Er kunnen tal van redenen zijn waarom mensen niet terugmailen. Meestal hebben ze weinig te maken met jou. Dus na twee weken doe je nog een rondje. Gooi je angst voor afwijzing (of succes? ...) overboord en schrijf mensen – opnieuw persoonlijk! - dat je nog niks van ze gehoord hebt. Hebben ze belangstelling voor je fotografieweek?

Een duidelijk ‘nee’ is fijn. Fijner dan tweehonderd persoonlijke mails sturen en dan luisteren naar een Oorverdovende Stilte. Bij een ‘nee’ weet je in ieder geval waar je aan toe bent.

Een duidelijk 'ja' is het allerfijnst. Heb je het idee dat je aanbod nu nog niet aantrekkelijk genoeg is, laat mij er dan eens naar kijken.