Facturen, hoe krijg je ze net iets sneller betaald?

Soms worden je facturen net iets sneller betaald als je er de juiste namen en projectnummers bij op zet. Vooral in grote(re) organisaties (profit en non-profit) voorkom je daarmee dat je factuur als een weeskind door de burelen van de organisatie gaat zwerven. Dan krijg je toestanden over kwijtgeraakte facturen, en moet je energie steken in het opnieuw sturen ervan enzo. Ik weet niet hoe dat bij jou zit, maar ik besteed mijn tijd liever anders.

In principe hoor je van de organisatie om welk heel speciale projectnummer het gaat. Zo is mijn eigen ervaring met opdrachten voor de Rijksoverheid de volgende:

  • Ik werd als journalist gevraagd een (digitale) offerte te sturen naar bijvoorbeeld mijn eindredacteur, voor een bepaalde datum.
  • Die stuurt deze offerte dan door naar het inkoopcentrum bij de Rijksoverheid.
  • Vervolgens ontvang ik per post van dat inkoopcentrum een officiële opdrachtbrief. Daarin staat een zogenoemd zaaknummer.
  • Wanneer ik mijn opdracht heb ingeleverd, stuur ik een factuur naar het adres dat staat aangegeven in de opdrachtbrief. Uiteraard onder vermelding van het zaaknummer. Zo kan iedere medewerker bij het inkoopcentrum onmiddellijk zien hoe, wat, waar en wie toestemming gegeven heeft.

Nu is het wel zo, dat lang niet altijd iedere medewerker binnen zo’n grote organisatie, goed op de hoogte is van de juiste factuurprocedure. Ai! Als je dus zelf niks hoort van je contactpersoon over projectnummers of factuuradressen, vraag er dan expliciet naar.

Reageert de medewerker niet op je vraag (druk, druk), bel dan eens met de afdeling die de facturen van externen afhandelen. Die heet niet overal hetzelfde (administratie, logistiek, inkoopcentrum ...) maar dan leg je gewoon uit aan de dame of heer van de centrale wie je nodig hebt en dan verbinden zij je vanzelf door hè.

Heb je via de administratie een factuuradres en projectnummer gekregen? Mail dan even bij het inleveren of beëindigen van je opdracht aan je contactpersoon dat je je factuur naar zus-en-zo onder vermelding van zus-en-zo gaat sturen. Dit bij wijze van allerlaatste check. Klopt je informatie niet volgens je contactpersoon, dan zou die nu toch wakker moeten worden en jou dat laten weten.

Daarnaast is het goed om te weten wat er allemaal sowieso op je factuur moet staan, wil je niet in de problemen komen met de Belastingdienst.

Een daarvan is: ben je vrijgesteld van btw voor de dienst die je levert, dan moet dat ook op je factuur vermeld staan! En verder:

  • Je btw-identificatienummer. Heeft altijd veertien posities en begint in Nederland met NL. 
  • Je factuurnummer: facturen moet je doorlopend nummeren, eventueel in meerdere reeksen. 
  • De factuurdatum. 
  • Je bedrijfsnaam, naam en adres. 
  • De naam en het adres van je afnemer. 
  • De datum van de levering of de dienst. 
  • De hoeveelheid en de soort geleverde goederen. 
  • De omvang en de soort geleverde diensten. 
  • Per tarief of per vrijstelling: 
    - de eenheidsprijs exclusief btw; 
    - eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen; 
    - het toegepaste btw-tarief. 
    - de vergoeding
  • Bij vooruitbetaling: 
    - de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum. 
    - het btw-bedrag.

Ik mis in dit rijtje van de Belastingdienst nog het vermelden van je KvK-nummer waaronder je ingeschreven staat.

Vertrouw niet alleen op dit blog, raadpleeg vooral ook de website van de Belastingdienst: Wat moet er op een factuur staan?

Soms zet je ook het btw-nummer van je opdrachtgever op je eigen factuur. Toen ik mijn accountant daarnaar vroeg, gaf hij aan:

Het btw-nummer van de afnemer van een levering of dienst moet je op de factuur melden als:

  • De verschuldigde belasting niet van jou als leverancier, maar van de afnemer wordt geheven, de zogenoemde verleggingsregeling;
  • Er sprake is van een intracommunautaire levering (dat is: in andere EU-landen) van goederen, die onder het nultarief valt. Hier het btw-nummer van je opdrachtgever erbij zetten, maakt dat de Belastingdienst kan controleren of het nultarief correct is toegepast. Je moet de btw-nummers van je opdrachtgever(s) dan ook vermelden op je ‘opgaaf ICP’.

 

Lees ook: Hoe de nieuwe EU-BTW-regels jouw groei hinderen