Hoe voorkom je dat offertes uitlopen op niks?

Als je eenmaal een tijd bezig bent als zelfstandige maak je vanzelf het volgende mee.

Iemand wil mogelijk met je in zee. Je krijgt daarom een aanvraag binnen voor een offerte, of een verzoek om een kennismakingsgesprek. Of iemand wil niet direct met jou in zee maar heeft wel een paar vragen die op jouw vakgebied liggen en hoopt dat je hem op weg wilt helpen. Je weet hoe belangrijk het is als zelfstandig dienstverlener te investeren in relaties opbouwen met mensen, dus je steekt tijd en energie in een prachtige offerte, een goed voorbereid kennismakingsgesprek of onderbouwd vrijblijvend advies. Wanneer je vervolgens het contact opvolgt, hoor je dat de ander besloten heeft voor een goedkoper iemand te kiezen.

Kun je dit voorkomen? Nooit helemaal. Maar als dit je vaker gebeurt dan je zelf aanvaardbaar vindt, dan zijn er wel wat dingen die je kunt uitproberen.

1. Alvast een tip van de prijzensluier oplichten

Een reclamebureau uit Deventer werd gek van de tijd die het iedere week opnieuw kostte allerlei offertes op te stellen voor mensen die vervolgens nooit meer iets van zich lieten horen. Liever steken zij hun tijd in prospects (potentiële klanten) die al ongeveer een idee hebben van wat het reclamebureau hen gaat kosten, en die dan nog steeds serieus belangstelling hebben.
Zij vonden voor zichzelf de volgende oplossing. Voortaan geven zij onder de menuknop ‘Offerte’ enkele standaardkeuzes, enkele vormen van dienstverlening waarvoor het bureau vaak wordt ingeschakeld. Bijvoorbeeld: websites. Vervolgens geven zij per standaardkeus aan wat voor mogelijkheden je hebt. Die kun je al naar gelang je eigen wensen aanklikken en dan zie je per module wat dit je gaat kosten. Heb je uit al die modules je opdracht samengesteld, dán vul je de aanvraag voor de offerte in. Hoewel het bureau nu minder offertes uitbrengt, gaan opdrachten wel véél vaker door, dus per saldo vaart het bureau uitstekend bij deze strategie.

 

2. Bedenken: waar wil jij vooraf een antwoord op?

Een grafisch ontwerper zat met hetzelfde probleem. We bekeken wat ze moest weten om een offerte zo op te kunnen stellen dat de potentiële klant zich begrepen zou voelen én een wat groter besef zou hebben van de beslissingen en het werk dat komt kijken bij bijvoorbeeld het ontwerpen van een affiche. Dat bleek namelijk ook vaak een punt: soms kwam de ontwerper tijdens de opdracht tot de ontdekking dat haar klant totaal andere verwachtingen had van waar het werk van een ontwerper eindigt en dat van de klant begint.

De meeste klanten hebben geen flauw idee wat je werk allemaal inhoudt. Dat is een gegeven. Je kunt hard zuchten of misschien zelfs boos worden over zoveel onbegrip maar dat helpt je niet echt te groeien als bedrijf. Handiger is het als je jouw klant een beetje begeleidt. De grafisch ontwerper bedacht toen per vorm van dienstverlening enkele steengoede vragen die ze voortaan ging stellen vóórdat ze een offerte uitbracht. Ze vraagt bijvoorbeeld naar het budget van mensen. Maar ze vraagt ook: wat verwacht je dat je affiche voor jouw project doet/betekent? Zo laat ze haar potentiële klant alvast nadenken over het belang dat hij hecht aan de affiche. De gedachte hierachter: naarmate dat belang duidelijker is voor de offerteaanvrager, zal hij ook eerder beseffen dat zoiets wat mag kosten.

De ontwerper laat telefonisch of in een gesprek weten dat ze deze paar vragen mailt. Dat kost haar veel minder tijd dan het gelijk opstellen van een offerte. En ook voor haar geldt dat zo al mensen ertussenuit gefilterd worden die eigenlijk alleen iemand zochten die voor 50 euro even een complete huisstijl in elkaar draait, inclusief nog 425 wijzigingen die de klant later doorgeeft, op basis van de vage briefing: ‘als het maar kwaliteit uitstraalt’. Ik chargeer maar even voor effect.

Zelf werd ik een paar jaar geleden gebeld door een directeur van een coachingsorganisatie die mij werk in het vooruitzicht stelde als ik kwam kennismaken. Toen ik niet direct enthousiast in de trein sprong voor een reis van twee uur maar eerst nog even vroeg om wat voor werk het zou kunnen gaan (past het bij mijn focus?) noemde de man mij een naar mens en waardeloze coach en hing beledigd op. Tja!

 

3. Stel vast wat de vraag of het probleem is – en stop

Een valkuil voor coaches kan zijn dat kennismakingsgesprekken uitdraaien op een coachsessie waar de potentiële klant al genoeg aan denkt te hebben. Ik ken daarnaast een accountant die van harte met iedereen meedenkt. Zijn gesprekken lopen uit op adviesconsults. 

Dit zijn voorbeelden waarin we onze dienst onbedoeld gratis weggeven, omdat we graag andere mensen helpen. Daar zijn we zelf niet mee gebaat, maar je potentiële klant ook niet echt: die denkt wellicht dat hij nu de hele puzzel in handen heeft, terwijl jij hem weliswaar te veel maar echt niet allepuzzelstukjes hebt aangereikt. Wat kun je hieraan doen? 

De coaches die ik ken geven aan: ‘Een kennismakingsgesprek duurt maximaal een half uur en vindt plaats op mijn werkplek.’ (Of anders telefonisch.) Dat helpt al. Nu zijn tijd, locatie en hulp begrensd. Daarnaast gaat het er in een kennismakingsgesprek om: waar loopt je potentiële klant tegenaan, en is dat iets waar jij bij kunt helpen? Als het antwoord ‘ja’ of ‘nee’ is, dan geef je dát aan – in plaats van gelijk te beginnen met coachen of adviseren.

Geeft dit je wat ideeën over hoe jij wilt omgaan met offerteaanvragen en kennismakingsgesprekken?  Leuk als je  me dat laat weten op Facebook.

Dit artikel vind je tevens in mijn e-book: 'Richt je niet op naamsbekendheid. 25 opmerkelijke marketingadviezen voor zp'ers.' Deze is te bestellen als PDF voor € 4,99 inclusief 21% btw.