E-mail gebruiken als jouw geheime wapen

Je bent eigen baas. Dan heb je contacten nodig, met vele (potentiële) klanten, met doorverwijzers en met collega's van wie je kunt leren en met wie je ervaringen kunt uitwisselen.

Er is alleen één probleem.

1. Je bent niet op je best in groepen. Netwerkbijeenkomsten vind je bij voorbaat al een bezoeking.

2. Je bent niet zo'n vlotte prater.

3. Je zegt juist genoeg, daar niet van, maar de mensen om je heen, nou ja, die worden nu niet direct warm van hun contact met jou.

4. Je bent een vlotte prater, maar e-mails beantwoord je niet of nauwelijks en je neemt weinig deel aan gesprekken op social media.

Herken je een van deze vier kenmerken? Dan is dit artikel voor jou. Op verzoek van een aantal vaste klanten en lezers deel ik welke lessen ik geleerd heb in e-mailen. Zodat je meer klanten, doorverwijzers en collega's leert kennen en langere of betere relaties met ze opbouwt simpelweg door het schrijven van e-mails.

Grofweg kunnen we punt 1 t/m 4 zo indelen:

Introverte mensen hebben vaker dan extraverten last van punt 1, 2 of 3.
Extraverte mensen hebben vaker dan introverten last van punt 4.
(Je hebt ook de combi 2 met 4, maar dan ben je hoogstwaarschijnlijk juist weer een introvert.)

Ik val onder punt 1 en 3. Er zijn inmiddels mensen die dit vol vuur bestrijden, maar echt, van nature ben ik een hork. Niet expres natuurlijk. Het duurde gewoon heel lang tot ik doorhad dat ik als introvert anders communiceerde of reageerde dan extraverte mensen. En/of dat mijn acties anders werden uitgelegd dan ik bedoeld had. Als ik (heel, heel lang geleden) niet durfde te zwaaien naar een bekende, vonden mensen mij arrogant. Als ik dacht vriendelijk te zijn door mijn kennis te delen, vonden mensen me betweterig. Als ik afhaakte wanneer mensen een half uur lang het weer of de file met elkaar gingen bespreken, vonden mensen me ongezellig, onvriendelijk of onbeleefd. En omdat ik eerst altijd overal de kat uit de boom kijk, een teen in het water steek, vonden mensen me afstandelijk. 

Het is maar een greep uit een reeks voorbeelden. Vele tranen en hartaanvallen later begrijp ik nu veel beter waar reacties vandaan komen, en wat ik kan doen om het te voorkomen. Belangrijker nog, wat ik kan doen om een veel leuker contact op te bouwen. E-mail helpt!

Wat kun je doen?

* Stop met opvoeden. Reageer gewoon op alles positief

Van veel post heb je de neiging het gelijk in de prullenbak te mieteren. En vaak terecht. Omdat je er niet om gevraagd hebt. Omdat je je er groen en geel aan ergert. Of domweg omdat je denkt 'Nee, dat geldt niet voor mij' of 'Hm, dit komt later wel' en dan ga je wat leuks doen en dan vergeet je compleet het bestaan van 1) de e-mail en 2) je voornemen. Denk aan kettingbrieven van vriendinnen, nieuwsbrieven van vrienden en kennissen en mensen die je op een netwerkbijeenkomst ontmoette waarop je je nooit geabonneerd hebt en natuurlijk de groepsmailvraag, waarbij iemand aan tweehonderd mensen tegelijk een vraag stuurt. Nog mooier is de variant groepsmailvraag-met-bijlage, waarbij je eerst een bijlage moet openen om dan te ontdekken dat daarin een vraag wordt gesteld.

Eerder ging ik dan mijn kennis delen (lees: mensen opvoeden) en aangeven dat ik niet geabonneerd ben, of 'hallo, dit is een kettingbrief!' terugschrijven. Dit deed meestal eh ... weinig (goeds) voor mijn relatie met die persoon. ;-) Herken je dit?
Nu stuur ik geregeld een mail terug in de trant van 'Hé, wat leuk dat je mailt, hoe is het met je?' Je begrijpt ongetwijfeld wat dit gedaan heeft voor mijn contact met de ontvanger. Bye bye, punt drie!
Het leuke is, vanzelf ontstaat het moment dat mensen je dán dingen gaan vragen. Waarna je naar hartelust alsnog je kennis kunt/mag delen.

* Even over die groepsmails met een vraag erin

Wie sturen er groepsmails? Mensen uit commissies waar je in zit, of organisaties/evenementen waar je bij betrokken bent. Mensen van de voetbalclub en de toneelvereniging. Mensen van netwerkbijeenkomsten waar je wel eens heen gaat. Kortom: de regelaars en bestuurders, de kartrekkers en de vinger-in-de-pappers sturen groepsmail. Stel, er staat een vraag in hun mail waarop je geen antwoord weet. Of je kunt (of wilt) de ander niet helpen. Of je weet dat je al persoonlijk antwoord gegeven hebt tijdens de bijeenkomst/de repetitie/ergens anders waar het vol stond met mensen. Daarom laat je de mail onbeantwoord. Hierdoor komt op veel groepsmail vaak geen enkele respons. Zeker in het geval van de groepsmail-met-bijlage. Een uitgelezen kans om contact te leggen. Zeker als je jezelf herkende in punt één. Al schrijf je de regelaar enkel terug: 'Ik zou het zo niet weten, maar ik houd mijn oren en ogen open' of 'Lijkt me leuk, maar ik ben dan met vakantie' dat geeft allemaal niks. Je antwoord wordt met gejuich ontvangen. Iemand reageert op de groepsmail! Ontkurk de champagne!

Al trek je de daaropvolgende tien live bijeenkomsten je mond niet één keer open, de vinger-in-de-papper kent opeens je naam en wil vanaf dan regelmatig je mening weten. Zelfs de introvertste introvert kan zo danig zijn invloed en netwerk vergroten.

* Als je de vinger-in-de-papper echt wilt laten smelten ...

... stuur een dankmail. Heb je wel eens wat georganiseerd? Dan weet je dit: kan vreselijk ondankbaar werk zijn. Het kan ten slotte altijd beter en dat is dan ook de boodschap die veel mensen je op uiterst onhandige wijze meegeven, vaak net op het moment dat je er veertien uur keihard werken op hebt zitten en éven je kont op een stoel wilt laten zakken. Kortom, van tijd tot tijd, laat de regelaar even weten dat je het fijn vindt dat ie alles regelt. (Al was het maar omdat jij het níet hoeft te doen.) Vooral de schrijvers onder de regelaars! Het zwoegen van woordkunstenaars op persberichten en nieuwsbrieven wordt vaak door niemand in de organisatie/bij de vereniging opgemerkt, behalve door mede-regelaars.

* 'Misschien kunnen we wat voor elkaar betekenen'

Iedereen wil wat van iedereen. Als nooit iemand iets van je wil, en je werkt voor jezelf, moet je hoognodig wat aan je pr doen. In dat opzicht is het dus vleiend dat mensen je mailen met bijvoorbeeld een voorstel of verzoek tot samenwerking. Je doet iets goed, je trekt belangstelling. Als het is wat je al tijden zocht: mooi, daar kom je verder wel uit. Maar als het niet past bij je wensen en doelen?

Schrijf in ieder geval terug, ook als je denkt dat het geen zin heeft, omdat het voorstel overduidelijk een verkapte vorm van reclame is. Nederland is een groot dorp. Vroeger of later kom je elkaar opnieuw tegen. 

Ik ontvang bijvoorbeeld wekelijks een kant-en-klaar gastblog van weer een ander groot bedrijf dat een dienst of product voor zzp'ers heeft. Met de vraag of ik dat zou willen plaatsen. Ik denk dat het vrij duidelijk is dat mijn blog zich daar niet voor leent, als je even rondkijkt op mijn website. Maar met opvoeden, je las het hiervoor, kwam ik niet heel ver. In plaats daarvan dank ik de mailer voor zijn belangstelling en leg uit dat alle gastbloggers zzp'ers zijn die op mijn uitnodiging wat schreven. Het wordt gewaardeerd dat je helder en vriendelijk het verzoek afwijst.

* Zelf een e-mail sturen

Wat als je last hebt van punt twee of vier? Je wil best een leuke mail schrijven maar wat zet je er dan in (punt 2)? Of je wil wel en je neemt het je ook iedere keer voor maar vervolgens ben je weer druk met andere dingen (punt 4)? Ik heb twee woorden voor je: 'kant' en 'klaar'.

Zowel de introverten die vallen onder punt twee als de extraverten die vallen onder punt vier willen geen halve middagen kwijt zijn met nadenken over hoe te reageren. Wat voor soort mails heb je de afgelopen vier weken vaak geschreven of beantwoord?

  • De 'ik ga met vakantie'-mail.
  • De offertemail.
  • De 'ik zoek/ik vraag'-mail --> journalisten zoeken bijvoorbeeld geregeld mensen die ze mogen interviewen. Belangrijk punt bij deze mail: houd het bij één duidelijk verzoek. Stuur je verzoek niet naar een groep maar naar iedereen persoonlijk.

Op een rustig moment kun je voor deze e-mails een standaardopzet maken, die je steeds hergebruikt. Door de standaardopzet te bewaren kun je deze ook gemakkelijk aanvullen met informatie waarvan je later dankzij voortschrijdend inzicht bedenkt dat die ook handig is om te vermelden.
Je kunt je set uitbreiden met

  • De tijdrekmail - 'Dat klinkt als een leuke opdracht! Ik zit nu midden in een andere opdracht maar volgende week heb ik tijd voor het maken van een offerte. Is dat oké?'
  • De ik-neem-het-voor-kennisgeving-aan-mail - 'Oké, dank je wel.' Transformeert je reputatie van 'geeft nooit thuis/kun je niet van op aan' naar die van betrouwbare lezer.

* Of neem een virtual assistant

Je kunt ook een virtual assistant al je mail laten beantwoorden. Ben je van al het gedoe af. Dan kun je dit artikel gebruiken om samen met je assistant de conversie op zijn/haar e-mails (indirect) te verhogen.

* En als je kritiek per mail ontvangt?

In het artikel Omgaan met kritiek vind je vier tips.

NB. Deze tips helpen ook als je het doet met handgeschreven kaartjes, of privé antwoordt op Facebook-berichten, tweets of LinkedIn-updates.