Als je doorlopend tijd of werk tekort komt

Nadat ik schreef over hoe je productiever kunt zijn zonder discipline, vroeg een lezer: en hoe prioriteer je dan? Hoe krijg je de juiste dingen gedaan als je ondertussen ook nog allerlei branden moet blussen? Als je met je vader naar het ziekenhuis moet? Of als met je kind wat aan de hand is?

Hoe kun je productiever zijn als je gestoord wordt van hoe vaak je wordt gestóórd?!

Ondernemen, je wilt het liefst dat het zo gaat: dat je doorlopend werk hebt. Passend bij jou en je focus. Werk dat je naar waarde betaald krijgt, zodat jij (en je gezin) er goed van kunt bestaan. Werk waarmee je als het even kan wat opbouwt. Dat ondernemen, nou ja, vanzélf gaat.

Dus niet steeds ondernemen als in een stop-motion film: gestrest of geestdriftig naar werk zoeken, keihard werken, in een leeg gat vallen, gestrest of geestdriftig naar werk zoeken.

En … ondertussen wil je ook nog gaan voor de prijs van Ouder van het Jaar / je vrienden niet verwaarlozen / af en toe Cultureel of Interessant Doen en dus naar een cursus eh … masterclass ‘Sushi maken’ ‘Paleo-brownies bakken’ en daarna in één ruk door naar je hardloopwedstrijd / je favoriete serie bingewatchen / en oh ja iets met seks ofzo.

Hoe dan?!

1.     Plan je vrije tijd

Doe dit voor een heel jaar. Deze vergeet ik zelf vaak. Ik kan heel goed anderhalf uur lunchpauze nemen. Maar weer niet goed echt een hele werkdag vrij nemen. Met als gevolg dat ik regelmatig tussen bijvoorbeeld kerst en oud en nieuw zit te ‘werken’. Het staat expres tussen aanhalingstekens: er komt op die dagen bij mij niet echt iets van betekenis uit handen. Ik ga meer achter mijn laptop zitten uit een soort, weet ik veel, calvinistisch idee van altijd ZinVol bezig moeten zijn (dat krijg je met zo’n bedrijfsnaam) . Maar. Maar maar maar.  Zet ik in mijn agenda dat ik die week vrij ben, dan komt er rust over me heen. Ik moet niks. Ik hoef niks. Juist daardoor ben ik tijdens werkweken een stuk productiever.

Je hebt vrije tijd nódig. Bewust. Geplande. Vrije. Tijd. 

Sterker nog, dit staat niet voor niks als punt 1. Hoe tegennatuurlijk dit ook klinkt in jouw oren: je vrije tijd plannen komt vóór het plannen van je werk. Pas wanneer je weet wanneer je echt vrij bent/wilt zijn, wat je nodig hebt om gezond en wel te kunnen blijven functioneren, weet je hoeveel werk je wanneer aan kan.

2. Zet je telefoon uit

E-mail. Facebook. WhatsApp. Instagram. Voortdurend willen weten of er berichten zijn. Het zuigt energie. En het kost je zeeën van tijd, stiekem, want steeds als je de verleiding niet kon weerstaan en toch even berichten checkte, heb je weer minuten nodig om je te kunnen concentreren op het werk dat je eigenlijk aan het doen was. 
Zet je telefoon af en toe een paar uur uit. Nee, niet op ‘stil’ of op ‘offline’. De verleiding blijft te groot. Weerstand bieden kost ook energie. Zet ‘m echt uit. En leg ‘m zolang weg op een plek uit het zicht.

Ik moest de laatste tijd wel. Ik werd verliefd op iemand en wachtte steeds op een nieuw bericht. Funést gewoon. Ik raakte op van de zenuwen. Toen heb ik mijn telefoon uitgezet. Hop! ik heb nog nooit zoveel werk af gekregen als de laatste tijd. Deze nieuwsbrief was twee dagen geleden al klaar!

3.     Gooi gelijk wat apps van je foon

Dit hoef ik niet uit te leggen, toch? ;-)

Oké, dit dan. Tegenwoordig heb je voor alles een app. Superhandig toch? Hm … Het gevaar bestaat dat we werkelijk alles gaan bijhouden over onszelf. Want meten = weten. Spellen zijn verslavend. En alles is competitie. Zonder ’30 Day Challenge’ is ons leven niet langer compleet. En als we daar lekker in doorschieten, hebben we een dagtaak aan het bijhouden van onze apps en komen we niet meer toe aan wat we nou echt met onze tijd hadden willen doen.

4.     Werk een dag offline

Schrijver Marcel van Driel gebruikt Cold Turkey voor alstie echt wil schrijven. Dan kan hij niet op social media.

Ik werkte af en toe bij verhalenverteller Boudewijn Betzema op kantoor. Die heeft daar geen internet. Zalig. Vreselijk. Ik slinger heen en weer tussen deze gevoelens. Wat wel aangeeft wat een impact het heeft, online (kunnen) leven.

Als je dit herkent, dit hele artikel over zappen, verleiding, weerstand bieden, en je hebt werk liggen waarbij je je echt moet concentreren voor langere tijd, ga met je laptop naar een café zonder wifi. Bestel gelijk de enige app die offline het best tot zijn recht komt: appeltaart.

5.     Standaardiseer spul

Er zijn tal van terugkerende taken die je kunt automatiseren of standaardiseren. Of uitbesteden! Maar dat is iets voor een andere keer.

Maak een format of sjabloon of hoe je het noemen wilt van je offertes. Of beter nog, maak producten, zodat je niet meer hoeft te offreren. Als je vaak dezelfde vragen krijgt, begin een webpagina met veelgestelde vragen (faq). Stel een bevestigingsmail op die je steeds opnieuw kunt versturen. Van die dingen.

6.     Grote projecten? Kleine stappen

Na het inplannen van je vrije tijd komt het inplannen van de grote dingen die je wilt doen binnen je bedrijf. Ook dat doe je voor een heel jaar. Niet alleen omdat tijd vliegt, maar ook omdat er anders van alles voorbij komt dat je aandacht opslokt en je steeds verder van je eigen wensen verwijderd raakt.

Onlangs ben ik met plannen echt enorm geholpen door Edwin. Je pakt een groot project en knipt het op in hoofdtaken, bijvoorbeeld

  • bedenken/ontwikkelen,
  • testen,
  • promoten.

Onder die hoofdstukken vul je alle kleine taken in die gebeuren moeten. Bij promoten bijvoorbeeld wanneer en hoe vaak je begint met melding maken van je nieuwe project in je nieuwsbrief, op social media, op netwerkbijeenkomsten, op je website, enzovoorts. Schat het aantal werkdagen in dat je ermee bezig bent. Pak een begindatum en je weet ook de einddatum, op basis van het aantal werkdagen. Voor je er erg in hebt, weet je precies waarmee je wanneer moet starten. En omdat je het in kleine taken hebt opgeknipt, lijkt wat eerst groot en onbereikbaar was opeens haalbaar.

7.     Maak er een potje van

Als je voor je gevoel midden in ‘de troep’ zit, de chaos die het dagelijks leven soms kan zijn, dan ben je wel eens je connectie met je grootse dromen en plannen kwijt. Of je hebt er geen fiducie meer in dat ze ooit nog werkelijkheid gaan worden, zo lang zit je al in een situatie die voelt als een wachtkamer waar je niet uit geraakt.

Daarom maak je een potje. Met briefjes erin met daarop al je verlangens, al je plannen. Het mag ook een moodboard of een mindmap of een lijst in Evernote zijn. Als je maar ergens, dicht in jouw buurt, een oogje op je wensen kunt houden.  Zodat je weet: dááraan wil ik tijd besteden, hier wil ik werk van maken.